今回のブログテーマは「脱FAX」です。
河野太郎行政改革大臣就任後、「脱ハンコ」「脱FAX」など行政のデジタル化が加速していますね。

まずは、河野大臣が先月に正式発表したFAX全廃から一転、中止となってしまった経緯についてご説明をします。そして、企業における脱FAX問題に対して中小企業共通EDI・EcoChangeを活用した解決策をご紹介していきます。受発注・経理業務のDXを進めている企業様や、脱FAXを検討している企業様は是非最後までご覧ください。

　河野行政相、FAX廃止を宣言するが非難殺到により断念

河野大臣は6月15日の記者会見で、霞が関でのFAXの使用を6月末で原則廃止する方針を明らかにしていました。ところが、河野大臣の要請に対して、各省庁から反対意見が数百件程寄せられ、政府はFAX廃止を事実上断念したことが分かりました。
FAX廃止を宣言した当初、決定に至った理由として、河野大臣は「テレワークできない理由の一つにFAXがあるため」と説明していました。また、河野大臣は「FAXがあると、物理的に担当者が来なければならない。」と述べており、FAXの存在が霞が関のテレワーク促進を妨げていると指摘しました。

コロナ感染症の拡大に伴い、「テレワーク」が当たり前になりつつある世の中です。もし、情報の伝達方法がFAXに絞られていた場合、役所に登庁しなければなりません。ここに、テレワークの促進に歯止めをかける原因があり、河野大臣は「FAX廃止」に大きく舵を切ったのでした。そして、FAXに変わる通信手段として、電子メールに切り替える予定を発表していました。しかし、結果として各省庁から反対の声が上がり、FAX廃止を見送る事となりました。

セキュリティ面の安全性が確保されないことが大きな要因としてFAXの廃止は断念という形で終わってしまいましたが、今後のFAXの必要性を考える良い機会になったと思います。
まずは、なぜ政府内でFAX廃止という案が出されたのでしょうか。

FAXを使用するデメリットはテレワークが出来ないことだけではないと思います。次に、FAXを使用することで発生するデメリットをご紹介します。

　FAXのデメリット

FAXを使用することで発生するデメリットは3点考えられます。

• コストが高い
  FAXを使用することで、用紙や印字するためのインクやトナー、FAX用紙にコピー用紙など消耗品にコストがかかります。さらに、長期に渡って使用すればするほどFAXやコピー機の維持管理費もかさみます。

• 管理に困る
  FAXから受信した帳票は保管または廃棄が必要となります。重要な書類になればなるほど、それらの方法が難しくなります。また、ファイリングした帳票等を置いておく場所も必要です。

• 送信・転記ミスが生じる
  取引先から受信した帳票を基幹システムに入力する作業はヒューマンエラーの原因となります。請求情報などの重要な書類に不備あった場合などは、組織として信用を失うケースもあります。また、電話番号の打ち間違えにより誤った相手に帳票を送ってしまうこともあります。

　解決策としての中小企業共通EDI

ここ数年、デジタルデータを活用した受発注・経理業務に社内システムを刷新したいけど、「なにから始めたらいいか分からない」「システムを導入したいけど高額なものばかりで手が出せない」等のお問い合わせを受けることが多くなりました。そこで、皆様にぜひ知ってほしいのが「中小企業共通EDI」です。このワードは聞いたことがありますか？知らない方も大丈夫！

まずは、中小企業共通EDIをご紹介します。今もなお、中小・中堅企業の受発注業務ではFAX・電話などのアナログ機器を使用して受発注業務が行われているのが現状です。大企業においても中小・中堅企業との取引は紙で行われています。原因として、取引先ごとに異なる複数のシステムを準備しなければいけないことがとても負担であるからだと考えられます。これらの問題に対して策定されたのが「中小企業共通EDI」です。

中小企業共通EDIとは、中小・中堅企業様向けに開発された 簡単・便利・低コストに受発注業務の IT 化を実現できる汎用性の高いインターネットEDIです。

　≫ EDIについての詳細こちら

多くのアプリケーションが中小企業共通EDI認定製品として登録がされています。中小企業共通EDI仕様に準拠した業務アプリケーションやEDIプロバイダは連携が実証済みなので、デジタルデータの管理・送受信を簡単かつ低コストで実現します。システムの改修を行うことなく、スムーズに導入することが出来ます。

　≫ 中小企業共通EDI認定製品についての詳細こちら（ITCA協会のサイトに遷移します）

中小企業共通EDIの特徴として、業界・業種が違う企業間であってもデータ連携ができることがあります。取引先が自社で使用している業務アプリケーションと異なるものを使用していても、共通プロパイダでデータ項目をマッピングすれば、データ連携することが出来ます。データ連携を行うことで、受け取った発注データをそのまま自社の業務アプリケーションに取り込むことが出来るので、転記・入力ミスがなくなります。これまで、紙ベースでやり取りを行っていた作業を中小企業共通EDIに移行することで作業効率は各段にアップしますね。

企業間でデータ連携する際に共通プロパイダはすごく便利ですね！

実は、EcoChangeは第1回中小企業共通EDI標準仕様準拠製品・サービス認証にて共通EDIプロバイダに認証されています。しかも、中小企業共通EDIに認定されている共通EDIプロパイダの中で連携が実証されている業務アプリケーションの数が最も多いです。

　≫ 中小企業共通EDIに認定されている共通プロパイダの一覧はこちら（ITCA協会のサイトに遷移します）

次章は、EcoChangeについてご説明します。

　EcoChangeの特徴

中小企業共通EDIの共通EDIプロバイダに認定されているEcoChangeですが、どんな特徴があるのでしょうか。今回は３つの特徴をご紹介します。

１．多くの業務アプリケーション・EDIプロパイダと連携実証済み

EcoChangeは数多くの業務アプリケーション・EDIプロパイダとの連携が出来ます。連携方法は、APIを使用した直接連携とCSVファイルなどによる間接連携があります。

　≫ 連携アプリケーションの一覧はこちら

連携が実証済みの業務アプリケーション以外でも、現在ご使用中の業務アプリケーションを改修していただくこととデータマッピングを行うことで連携が出来ます。
詳しくはお問い合わせください

２．業務プロセスが豊富

EcoChangeは見積から、受発注、出荷・検収、請求、支払いまで一気通貫に情報連携が出来ます。取り扱うことが出来る業務プロセスの数は、中小企業共通EDIに認定されている共通EDIプロパイダの中で最も多いです。受発注・経理業務におけるデータの取引をEcoChangeで処理することが出来れば、FAX・電話・メールでやり取りをする負担はかなり軽減されますね！

３．金融EDIとして話題！EcoChange for ZEDIの活用

ZEDIとは、日本国内の企業間決済における総合振込及び、それに係る振込通知、入出金取引明細通知などの情報を拡張性に優れたXML形式の電文で送信できるようにするための金融EDIシステム（愛称：ZEDI）です。
EcoChangeはZEDIと連携し、経理の業務効率化を図るためのオプション機能を搭載しています。EcoChange for ZEDIを利用することにより、振込、入金照会、消込などの経理業務にEcoChangeでやりとりしたEDI情報をそのまま活用することができ、請求書作成・発行、入金確認、問合せ対応、売掛金消込などの業務負荷が軽減します。

また、EcoChangeは情報セキュリティ対策も安心安全です。SSL暗号化通信を採用しており、プロキシ経由での通信も可能です。 また、オプションでエンドポイントセキュリティにも対応しています。

EcoChangeを活用することで、「脱FAX」を進めていきましょう！
EcoChangeには他にも便利な機能がたくさんあります。

DX推進、ペーパーレスを目指す受発注・経理業務の社内システムの刷新をご検討の方はぜひお問い合わせください。資料のお取り寄せ・デモのご依頼もお待ちしております。