【EcoChange】電子帳簿保存法への対応点をわかりやすく解説！

今回のブログでは「EcoChangeの電子帳簿保存法への対応」を紹介させていただきます。受発注・経理業務のDXを進めている企業様や、EcoChange導入を検討している企業様は是非最後までご覧ください。

　電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは国税関係帳簿・書類（帳簿や決算書、請求書等）を保存方法の要件を満たせば電子データで保存することを認める法律です。

保存方法のパターンは下記３つがあります。

１、電子帳簿等保存

最初から電子的に作成した帳簿・書類を印刷せずに電子データのまま保存することです。

２、スキャナ保存

取引先から受領、または自社で作成した紙の帳簿・書類をスキャナで電子化して画像データとして保存することです。

３、電子取引データ保存

EDIやメール添付等の電子データで授受した取引情報を電子データのまま保存することです。

　2022年1月に改正された電子帳簿保存法

経済社会のデジタル化により電子帳保存法はこれまでに法改正が行われてきました。直近であれば2022年1月に改正されています。今回は電子帳簿保存に関する要件の緩和と一部要件の強化が行われました。保存方法のパターンによって改正されたポイントが異なるので注意しましょう。

　電子帳簿等保存

　・税務署長の事前承認制度が廃止
　・改正前から比較すると保存要件が大幅に緩和される
　・最低限必要とされる要件に加えていくつかの要件を満たした電子帳簿に関しては「優良な電子帳簿」として認められる。そして、過少申告加算税※が軽減される。
　　※　期限内に確定申告をしていたものの、納める税金額が少なかった場合に課せられる加算税

　スキャナ保存

　・税務署長への事前承認制度が廃止
　・適正事務処理要件（相互けん制・定期検査・再発防止策）の廃止
　・タイムスタンプ要件が緩和されて、タイムスタンプ付与までの期間が2か月+7営業日以内に
　・上記以内に訂正・削除の履歴が確認できるシステムで保存するのであればタイムスタンプは不要
　・検索要件が緩和されて、検索項目が取引年月日・取引金額・取引先に
　・スキャン時の自署不要
　・電磁的記録に関連した不正があった場合は重加算税＋10％の加算措置を整備

　電子取引データ保存

　・電子取引データを紙に印刷して保存することは原則不可（ただし2年間の猶予あり）
　・電子取引データは削除・訂正の履歴を確認でき、検索要件を満たして保存する必要がある
　・タイムスタンプ要件が緩和されて、タイムスタンプ付与までの期間が2か月+7営業日以内に
　・上記以内に訂正・削除の履歴が確認できるシステムで保存するのであればタイムスタンプは不要
　・検索要件が緩和されて、検索項目が「取引年月日・取引金額・取引先」に
　・電子取引の取引情報に関連した不正があった場合は重加算税＋10％の加算措置を整備

弊社がご提供している中小企業共通EDIサービス「EcoChange」は電子取引データの保存において電子帳簿保存法の要件に対応しています。次の章ではその点についてご説明します。

　電子帳簿保存法への対応

お客様から「EcoChangeは電子帳簿保存法に対応しているか？」というお問い合わせをいただくことが増えました。EcoChangeは電子取引データの保存要件に対応したEDIサービスです。EcoChangeが要件に対応している点は次の通りです。

１．クラウド上に電子取引データを保存

EcoChangeでは、注文・出荷・検収・請求などの電子取引データ（EDIデータ）をクラウド上のデータベースに保存できます。保存できるデータ容量は、標準で5GB、オプションにより容量を拡張することができます。

２．システム上でのデータの改ざん・削除ができない

EcoChangeではお客様がご自身でデータを削除することができません。送信済EDIデータを編集・更新することはできますが、同じ文書番号のEDIデータを再送信することで入力された情報が上書きされて更新履歴に残ります。履歴は閲覧することができるので、タイムスタンプ要件の代替えとしてご使用していただけます。

３．検索機能を備えている

EcoChangeでは検索要件で指定されている検索項目の「取引年月日・取引金額・取引先」を検索条件として指定することができます。

・ 取引年月日、取引金額
取引年月日と取引金額は範囲を指定して検索することができます。

・ 取引先
送受信画面で特定の取引先を絞り込んで取引先別にタブ表示できます。

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これから社会全体として注文書・請求書のペーパーレス化は推進されていくと考えます。DXの一歩として取引情報の電子化を始めてみてはいかがでしょうか。電子取引データ保存の義務化につきましては2023年12月末まで2年間の猶予が与えられていますが、システム選定、要件定義、導入、運用テスト、本番稼働を考えますとなるべく早めに準備を進めることをお勧めします。

EcoChangeは電子帳簿保存法の改正に合わせてアップデートを重ねています。今後も、お客様に安心して使用していただけるよう電子帳簿保存法の要件に対応したサービス提供に努めて参ります。

電子帳簿保存法に対応したEDIの導入をお考えの方は、ぜひEcoChangeをご検討ください。EcoChangeには他にも便利な機能がたくさんあります。

DX推進、ペーパーレスを目指す受発注・経理業務の社内システムの刷新をご検討の方はぜひお問い合わせください。資料のお取り寄せ・デモのご依頼もお待ちしております。